8 (800) 200-17-35

Работа с запросами на бронирование

Когда пользователь сайта осуществит бронирование или напишет сообщение, вам придет письмо на электронную почту с уведомлением о новом заказе, а также, для надежности, аналогичное SMS сообщение на мобильный телефон.

Обратите внимание, что письма на электронную почту и SMS сообщения будут отправляться на тот адрес электронной почты и мобильный телефон, которые вы укажете при регистрации на сайте. При желании, вы можете изменить ранее указанные контактные данные на странице «Профиль» в вашем личном кабинете.

Помимо уведомлений на почту и телефон, вы увидите уведомления о новых заявках и сообщениях при заходе в личный кабинет, с указанием точного количества новых заявок и сообщений.

Чтобы просмотреть все заявки (обработанные и нет), находясь в личном кабинете, перейдите на страницу «Заявки на номера» или «Заявки на путевки», в зависимости от того, заявки какого типа вы хотите увидеть.

Чтобы просмотреть все заявки (обработанные и нет), находясь в личном кабинете, перейдите на страницу «Заявки на номера» или «Заявки на путевки», в зависимости от того, заявки какого типа вы хотите увидеть.

Внешний вид страницы «Заявки на номера»:

Таблица заявок содержит полезную информацию, такую как: номер заявки, количество взрослых и детей, даты, размещение, сумма заказа и статус.

Чтобы подтвердить заявку, отметьте ее галочкой (слева от номера заявки) и в блоке «Выберите действие», выберите операцию которую хотите произвести с выбранными заявками и нажмите кнопку «Выполнить».

Чтобы отменить заявку(-и), произведите ту же последовательность действий, только в блоке «Выберите действие» выберите «отменить».

Обратите внимание: подтверждая заявку на бронирование, вы в полной мере принимаете на себя все обязательства, предусмотренные договором-офертой.

Для того, чтобы задать вопрос гостю или ответить на его вопрос, необходимо, как и в случае подтверждения брони, перейти на страницу заявок.

В строке каждой заявки, в крайнем правом столбце, вы увидите оранжевую иконку обозначающую «чат».

При клике на эту иконку, появится окно чата, в котором вы увидите историю переписки (если она есть), системные сообщения об изменениях статусов, ФИО клиента (является заголовком окна) и поле для ввода вашего сообщения.

Внешний вид окна чата:

 



После того, как вы введете текст сообщения, нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить сообщение клиенту. Здесь вы можете обсудить с клиентом детали заезда-выезда, дополнительные услуги, обсудить неординарные ситуации.

Вся переписка сохраняется и служит доказательством договоренностей обеих сторон.

Внимание: по условиям системы бронирования «Акуна Матата», в сообщениях запрещено указывать или запрашивать какие-либо контактные данные клиента или передавать ему свои контактные данные, а именно:

  • номера телефонов;
  • адрес электронной почты;
  • полный почтовый адрес;
  • номер ICQ и аналогичных систем централизованной службы мгновенного обмена сообщения сети Интернет, включая Skype (скайп);
  • ссылок на сторонние интернет-ресурсы по бронированию, сайты отелей, региональные доски объявлений, ссылки на объект в социальных сетях и т.п.

После того, как клиент оплатит бронирование, вам на почту будут высланы все необходимые контактные данные, поэтому запрашивать их напрямую не нужно!

Вы можете обсудить с клиентом детали заезда-выезда или неординарные ситуации с помощью внутреннего чата, не прибегая к использованию сторонних средств связи.

После того, как клиент оплатит бронирование, вам на почту будут высланы все необходимые контактные данные, поэтому запрашивать их напрямую не нужно!

Обратите внимание, что по условиям системы бронирования «Акуна Матата», в сообщениях запрещено указывать или запрашивать какие-либо контактные данные клиента или передавать ему свои контактные данные, а именно:

  • номера телефонов;
  • адрес электронной почты;
  • полный почтовый адрес;
  • номер ICQ и аналогичных систем централизованной службы мгновенного обмена сообщения сети Интернет, включая Skype (скайп);
  • ссылок на сторонние интернет-ресурсы по бронированию, сайты отелей, региональные доски объявлений, ссылки на объект в социальных сетях и т.п.

В системе не предусматривается возможность изменения цены у заявки. Это сделано для обеспечения максимальной прозрачности и предсказуемости условий сделки для обеих сторон.

Если в ходе общения с гостем (через внутренний чат) выяснилось, что у гостя изменились планы и он хотел бы изменить условия бронирования (например, сократить количество дней), вам придется попросить гостя оформить новую заявку с актуальными условиями, а со своей стороны, отклонить предыдущую заявку этого гостя.

Каждая заявка в системе обладает статусом, являющимся индикатором прогресса по данной заявке. У каждой заявки, одновременно, может быть только один статус.

В системе предусмотрены следующие статусы:

  1. «Ожидает подтверждения туробъектом» - присваивается, когда пользователь оформил заявку и сейчас ожидает вашего подтверждения по этой заявке;
  2. «Отклонен туробъектом» - присваивается в случае, если вы отклонили заявку на бронирование;
  3. «Отклонен из-за истечения срока подтверждения туробъектом» - присваивается в случае, если вы не отреагировали на заявку в течении суток (24 часов);
  4. «Ожидает оплаты» - после того, как вы подтвердите заявку, ее статус изменится на «Ожидает оплаты» и будет оставаться таким до тех пор, пока клиент не внесет сумму не меньше размера минимальной предоплаты (которую вы определяете в конструкторе цен) или не истекут тайм лимиты.
  5. «Отклонен из-за истечения срока оплаты» - присваивается в случае, если вы подтвердили заявку, а клиент не внес минимальный размер предоплаты в течении тайм лимитов (вы настраиваете тайм лимиты в конструкторе цен);
  6. «Частично оплачен» - присвается, когда клиент внесет сумму не меньше размера минимальной предоплаты и ему будет отправлен ваучер на заселение (ваучер отправляется системой автоматически).
  7. «Выполнен» - после того, как клиент прибудет на ваш объект и поселится в номере, нажмите на ссылку «Подтвердить заселение». Так вы подтверждаете, что гость прибыл на объект и был поселен в соответствующий номер. После нажатия ссылки «Подтвердить заселение», заявка считается выполненной и деньги будут отправлены на ваш расчетный счет в соответствии с пунктом 5.3 действующего пользовательского соглашения.

Система автоматически следит за соблюдением правильной очередности и условий присвоения статусов, поэтому вы можете не сомневаться в их точности.

Правила отмены бронирования – это правила, которые вы определяете самостоятельно и по которым будут осуществляться операции отмены бронирования со стороны пользователей.

Система позволяет всем пользователям отменять ранее оплаченные заявки на бронирование, но при каждой операции отмены, система будет автоматически проверять соблюдение условий, которые вы укажете.

В качестве условий отмены бронирования вы можете настраивать такие параметры как:

- количество дней до заезда, в течении которых можно отменить бронирование;

- объем возвращаемой клиенту суммы, в случае отмены бронирования.

Если клиент отменяет бронирование по истечении допустимого срока, то отмена бронирования осуществляется без возврата денежных средств.

Чтобы сбросить настройки конструктора цен, включая условия ценообразования, указанные в опросе ранее, необходимо перейти на страницу конструктора цен в личном кабинете и прокрутить ее до низу. Вы увидите кнопку "Изменить настройки конструктора цен". Нажмите на кнопку, подтвердите действие и все настройки ценообразования будут сброшены.

Обратите внимание

Сброс настроек конструктора цен приведет к стиранию всех указанных ранее настроек ценообразования и указанных цен. Вам придется заново пройти опрос и указать цены на номера.

Если клиент не приехал, то считается, что он отказался от брони.

В этом случае ранее оплаченные клиентом деньги остаются на вашем счете, а заказ аннулируется.

При возникновении подобного случая, незамедлительно, напишите нам письмо на адрес admin@hakuna-matata.ru с указанием:

- названия вашего туробъекта;

- ФИО представителя вашего туробъекта;

- номера заказа;

- индивидуальных договоренностей с клиентом (если таковые были).

Вы, как владелец или представитель туробъекта, самостоятельно формулируете и устанавливаете правила отмены бронирования для своих объектов в конструкторе цен.

При отмене бронирования действует следующий порядок взаиморасчетов:

1) После того, как гость подтвердит отмену бронирования в личном кабинете, система рассчитывает сумму подлежащую возврату на основании правил отмены бронирования которые вы указали для своего объекта.

Пример: номер стоит 1000 рублей, гость внес предоплату 50% от суммы заказа (500 рублей), согласно правилам отмены бронирования на вашем объекте, возврату подлежит 80% (800 рублей), т.е. штраф за отмену бронирования составляет 20% (200 рублей). Соответственно, возврату подлежит 30% от суммы заказа, т.е. 300 рублей.

2) Из суммы получившейся в п.1 вычитается 5%, которые списываются в счет покрытия расходов по переводу денежных средств между банковскими счетами.

Пример: из 300 рублей полученных в п.1 вычитается 5% (15 рублей). Оставшаяся сумма, которая подлежит переводу на банковскую карту гостя - 285 рублей.

3) Сумма, получившаяся после вышеперечисленных операций, автоматически перечисляется на банковскую карту гостя, т.е. вам не нужно беспокоиться об осуществлении возвратов.

Наверх